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Departamento de Administración

Administración y Logística

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El Departamento de Administración y Logística es el encargado de la organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, bienes nacionales) y está conformado por dos áreas que son recepción y asistente de dirección..


Control de los Recursos Humanos
El Control de asistencia de personal se realiza por medio de un formato de permisos especiales, este permiso es de tipo oficial, personal o de cita médica.


El Permiso Oficial
se concede a los empleados,  para concurrir por horas y/o días dentro de la jornada laboral, o fuera de ella para la realización de  giras, certámenes, seminarios, cursos, congresos, cursos de especialización o similares, vinculados con las funciones, de la especialidad del empleado o al quehacer de la dirección. La asistencia se acredita con el diploma, certificado  o constancia expedida por la entidad organizadora del evento y también deberá presentar un reporte que evidencie el trabajo desarrollado (de no más de una página).


Permiso Particular:
Se   concede  a  los empleados para atender asuntos personales, serán firmados por la encargada de personal, cuando estos sean por horas y por un día, con su respectiva justificación. Ambos permisos deben reportarse a la Administración de personal para verificar la hora de salida y entrada de los mismos. Si no se reporta al regresar las horas se contabilizaran completas.


Permiso para Asistencia Medica: Se otorga al empleado para concurrir a las dependencias de Salud como ser el Instituto Hondureño de Seguridad Social (IHSS), centros de salud, hospitales y clínicas privadas. Dichos permisos tienen que ser notificados un día antes y al volver de su cita presentar el permiso anexando la hoja del IHSS marcada y sellada o el comprobante de atención por un médico particular. Cuando se le extienda incapacidad por alguno de los centros antes mencionados, deberán notificar el mismo día a la Administración de personal para  luego ser comunicado al director y al coordinador de proceso respectivos. Cuando  la incapacidad  sea emitida por medico particular y sea mayor de 3 días esta deberá ser refrendada por el (IHSS),  Asimismo deberán presentar a su regreso la hoja de incapacidad original y 3 fotocopias para su respectivo trámite en la Sub-Gerencia de Personal.


Trámite de Vacaciones. Para el trámite  de Solicitud de Vacaciones, se utilizan dos tipos de formato, uno por el Régimen de Servicio Civil y el otro por el Régimen del Estatuto del Docente; y deben ser solicitadas por lo menos 15 días antes de la fecha de efectividad, se le hacen observaciones de los días que le corresponden según el periodo que tiene pendiente, estas son canalizadas a través de la Administración de personal para la firma del director  y hacer el respectivo tramite a las Sub-Gerencias de Recursos Humanos Docentes y no Docentes.


Tramite de Licencia Remunerada o con Goce de Sueldo, todo empleado tiene derecho a disfrutar de esta, la solicitud se presenta por escrito al Director de UPEG anexando las causas justificadas en el artículo 230 de la Ley de Servicio Civil y Articulo 8 de la Ley del Estatuto del Docente Hondureño, relativo al capítulo III de los Derechos.


Control de Recursos Financieros
Para tal efecto se llevara en un libro columnar,  el Control del Presupuesto que se le asigna a la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión  (UPEG)  en lo referente a compra de  material, equipo de oficina, combustibles y lubricantes, repuestos, gasto de giras de trabajo


Control de Recursos Materiales
Se solicita a la Sub-Gerencia de Materiales y Suministros de la Secretaria de Educación los materiales para uso de los empleados de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión (UPEG) a través de un formato de Pedido de Materiales, una vez autorizado se reclama en el almacén, posteriormente el departamento de administración  almacena  y  custodia los  materiales solicitados, hasta  que  se  entrega  al empleado que lo solicite según sus necesidades.


Control de Bienes Nacionales
Colaborar  con el Oficial de Bienes Nacionales de la Secretaria de Educación en los  Procesos de control, levantamiento de Inventario físico, descargos, asignaciones de los bienes de la UPEG, esto se hace en la ficha de bienes nacionales por cada uno de los empleados.


Logística

Apoyo Técnico en los Procesos de elaboración de POA-Presupuesto cuando se requiera. Encuadernado y anillado de documentos que elaboran las diferentes unidades de la UPEG, para uso interno y también para enviar a otras instituciones. Apoyo logístico en jornadas de trabajo (talleres, seminarios y eventos) realizados por la UPEG. Mantenimiento, aseo y ornamentación de los espacios físicos de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión (UPEG) Atención al personal que participa en las diferentes reuniones derivadas de la UPEG Fotocopia de documentos de la UPEG Entrega de correspondencia en las diferentes dependencias dentro y fuera de la Secretaria de Educación.


Recepción

Es la encargada de la atención de las llamadas telefónica tanto a nivel central,  nivel desconcentrado y de otras dependencias del estado. Atención a funcionarios, comisiones técnicas y personas en general que visitan  la Unidad de la UPEG Se registra en un cuaderno de Control de Correspondencia el ingreso y egreso de  notas de diferentes dependencias nacionales,  como gubernamentales y otras.


Asistente de dirección de la Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión (UPEG) es la persona que asiste directamente al Director y apoya en los diferentes procesos que ejecutan las unidades dependientes de esta unidad, dentro de las actividades más relevantes están:

» Llevar un control minucioso de la Agenda o calendarización de las actividades en cuanto a las citas que tiene o tendrá el director. 

» Atender  las llamadas telefónicas  que van dirigidas al director, tomar datos de la llamada, con ello pasar la información al director y transferir o no dicha comunicación según sea el caso.

» Elaborar oficios, memorándum, convocatorias, presentación de solicitudes, recibos, constancias o circulares que el Director requiera.

» Atender al personal que el Director cite, desde que las personas tengan el material de trabajo que necesiten para dicha reunión.

» Darle seguimiento a la correspondencia del Director, así como la entrega oportuna de la misma. 

» Actualización del Directorio telefónico

» Organización de los archivos activos y pasivos

» Transcripción de documentos-informes, etc.

» Elaboración de ayudas memorias de reuniones coordinadas en la UPEG

» Apoyo logístico en jornadas de trabajo (talleres) coordinados por UPEG

» Organización de reuniones coordinadas por la UPEG  (nivel central, desconcentrado y los proyectos)

» Comunicación vía correo electrónico con las diferentes unidades de la Secretaria de Educación, instituciones, proyectos y organismos que tienen tareas afines a la  Unidad de Planeamiento y Evaluación de Gestión (UPEG).